Jeff Leong, Poon & Wong Privacy Policy

This Privacy Policy sets out how Jeff Leong, Poon & Wong, Advocates & Solicitors (“our Firm”) collect, store and handle Personal Data (defined below) of individuals in accordance with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”).

Please read this Privacy Policy to understand how we use the Personal Data we may collect from you. By providing your Personal Data to us, you are consenting to this Privacy Policy and the collection, use, access, transfer, storage and processing of your Personal Data as described in this Privacy Policy. If you do not consent to the collection and/or processing by our Firm of your Personal Data for purposes we deem appropriate, we may not be able to provide the legal services required of us or to consider you for employment opportunities. If you do not consent to our use of your Personal Data, please contact our PDPA Complance Officer at the details below. Our Firm will act in accordance with the PDPA as provided in this Privacy Policy.

WHAT IS THIS PRIVACY POLICY FOR?

This Privacy Policy is created to explain:

The kind of Personal Data we collect and how we collect your Personal Data
How we use your Personal Data
When we disclose your Personal Data
When we transfer your Personal Data out of Malaysia
Your right to access and correct your Personal Data

WHAT IS PERSONAL DATA AND WHAT DO WE COLLECT?

Personal Data is any information that relates directly or indirectly to you. This includes any information that can be used to distinguish, identify or contact you. For the avoidance of doubt, please note that this Privacy Policy is applicable only if you are a natural person / an individual.

In order for us to provide our legal services effectively and efficiently, we will need to collect relevant Personal Data from you. Such Personal Data includes (but is not limited to) personal details such as your name, telephone or mobile phone number, email address and other similar information.

WHEN AND HOW DO WE COLLECT YOUR PERSONAL DATA?

We may collect Personal Data in many ways, including:

directly from you when you communicate with us (for example when you enquire about our legal services, when you decide to appoint us to act for you or your employer or your company, or when our partners, lawyers and pupils meet you at seminars, networking functions);

consequently when we provide legal services;

when you register or subscribe for our newsletters, publications and periodicals, including our News Alerts or legal updates or respond to any marketing materials we send out;

when you make an application to us to be considered as a potential intern, pupil or employee;

from third parties we deal with or are connected with you (for example, from referrals), and from such other sources where you have given your consent for the disclosure of information relating to you, and/or where otherwise lawfully permitted.

HOW DO WE USE AND STORE YOUR PERSONAL DATA?

We may collect and use Personal Data from you or from third parties identified in this Privacy Policy, for many purposes, including, to provide our legal services to our clients and/our yourselves, to assess and process our appointment as your or your employer/company’s solicitor, to contact you for billing purposes (including to facilitate payments and collect debts), to resolve any issues, queries, complaints or other enquiries that you or your employer/company submit to us our legal services, to keep in contact with you and provide you with any information you request or information we feel may be helpful to you, to establish and better manage any business relationship we may have with you, to comply with legal and regulatory requirements and to consider you for possible employment with our Firm. Our Firm adopts strict standards and policies in keeping Personal Data secure.

DO WE DISCLOSE YOUR PERSONAL DATA TO ANYONE ELSE?

As a part of our legal services to our clients, we may be required or need to disclose information about you to third parties such as our clients who appoint us to carry out legal services which involves your Personal Data, law enforcement agencies (such as the Securities Commission, Bursa Malaysia Securities Berhad, Companies Commission of Malaysia), companies and/or organisations that assist us in processing and/or otherwise fulfilling transactions and providing you or our clients with legal services, our business associates and other parties for purposes that are related to our purpose of collecting and using your Personal Data, subject at all times to any laws (including regulations, guidelines and/or by-laws) applicable to our Firm.

MARKETING

We may use your Personal Data to provide you with our newsletters, greeting cards, legal updates and information about our and third party services, which we feel may be of interest to or benefit you, unless you inform us otherwise in writing. If you do not wish to receive these materials or should you change your mind in relation to your previous decision, please contact our PDPA Compliance Officer at the contact details provided below. Your latest written instructions to us will prevail.

YOUR RIGHT TO ACCESS AND CORRECT

If you wish to have access to your Personal Data in our custody, or where you are of the opinion that such Personal Data held by us is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date, you may make a request to us by contacting our PDPA Compliance Officer at the contact details provided below. You should quote your name, address and phone/account number and provide brief details of the information you want a copy of in any such request, and we will charge you a nominal processing fee permitted by the law to help us defray administration costs. However, we may have to withhold access to your Personal Data in certain situations, for example when we are unable to confirm your identity or where information requested for is of a confidential commercial nature or in the event we receive repeated requests for the same information. Nevertheless, we will notify you in writing the reasons for not being able to accede to your request.

WHAT ARE YOUR OBLIGATIONS?

You are responsible for providing accurate and complete information to us about yourself and any other person whose Personal Data you provide us and for updating this Personal Data as and when it becomes incorrect or out of date by contacting our PDPA Compliance Officer at the contact details provided below. This obligation is a condition to the provision of legal services or processing of your application for employment. In the event you may need to provide us with Personal Data of third parties (for example about your spouse or children or where you are the designated person in charge of an organisation or company to deal with us), you confirm that you have (i) obtained the relevant individuals’ consent or are otherwise entitled to provide their Personal Data to us and for us to use accordingly, and (ii) informed them to read this Privacy Policy on our website at www.jlpw.com.my or available upon request to our PDPA Compliance Officer at the contact details below.

WHAT HAPPENS WHEN YOU ACCESS OUR WEBSITE?

Cookies

Cookies are packets of information stored in your computer which assist your website navigation by customizing site information tailored to your needs. Cookies in themselves do not identify the individual user, just the computer used. You are not obliged to accept cookies. We do not have a policy on using cookies on our website, but if you are concerned, you can set your computer either to accept all cookies, to notify you when a cookie is issued, or not to receive cookies at any time.

Links to Third Party Websites

Our website may have links to websites maintained by third parties. This Privacy Policy applies solely to Jeff Leong, Poon & Wong’s website and does not apply to any third party websites. To determine how third party websites deal with your Personal Data, you should ensure that you read their respective privacy policies.

DOES YOUR PERSONAL DATA GET TRANSFERRED OUTSIDE MALAYSIA?

It may be necessary for us to transfer your Personal Data outside Malaysia if our clients or business associates involved in the provision of our legal or any related services are located outside Malaysia or if you are located outside of Malaysia and require our legal services, in order for us to perform our services. We shall take reasonable steps to ensure that any such transfer of Personal Data are adequately secure.

REVISIONS TO OUR PRIVACY POLICY

We may amend this Privacy Policy from time to time and the updated version shall apply and supersede any and all previous versions. We encourage you to check our website for information on our most up-to-date practices.

CONTACT US

Should you have any queries, concerns or complaints in relation to this Privacy Policy, or if you wish to access and correct your Personal Data, kindly contact us during office hours (Mondays to Fridays between 8.30am to 6.30pm) at the following:

Jeff Leong, Poon & Wong

B-11-8, Level 11

Megan Avenue II

Jalan Yap Kwan Seng

50450 Kuala Lumpur

Malaysia

Tel: +603 2166 3225

Fax: +603 2164 3227

Email: jlpw.privacy@jlpw.com.my

Attention: JLPW PDPA Compliance Officer

Bahasa Malaysia

Dasar Privasi Jeff Leong Poon & Wong

Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana Jeff Leong, Poon & Wong (“firma”) mengumpul, menyimpan dan mengendalikan Data Peribadi seseorang individu selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”).

Sila rujuk kepada Dasar Privasi ini untuk memahami penggunaan Data Peribadi yang telah kami perolehi daripada anda. Dengan memberikan Data Peribadi anda kepada kami, anda bersetuju dengan Dasar Privasi ini dan pengumpulan, penggunaan, pengaksesan, pemindahan, penyimpanan dan pemprosesan Data Peribadi anda seperti yang dinyatakan dalam Dasar Privasi ini. Jika anda tidak bersetuju dengan pengumpulan dan/atau pemprosesan Data Peribadi anda oleh firma kami bagi tujuan yang kami anggap sesuai dan berpatutan, kami mungkin tidak dapat memberikan sebarang nasihat dari sisi undang-undang atau memberi pertimbangan untuk peluang pekerjaan kepada anda. Sila hubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami di butiran seperti yang dinyatakan di bawah sekiranya anda tidak bersetuju dengan penggunaan Data Peribadi anda oleh firma kami. Firma kami akan bertindak berdasarkan kepada PDPA seperti yang dinyatakan dalam Dasar Privasi ini.

APAKAH TUJUAN DASAR PRIVASI INI?

Dasar Privasi ini bertujuan untuk menjelaskan:

Jenis Data Peribadi yang dikumpul oleh kami dan cara-cara pengumpulan Data Peribadi anda
Bagaiman kami mengguna Data Peribadi anda
Bila kami menzahir Data Peribadi anda
Bila kami memindah Data Peribadi anda ke luar Malaysia
Hak anda untuk mengakses dan membetulkan Data Peribadi anda

APA ITU DATA PERIBADI DAN APA YANG KAMI KUMPUL?

Data Peribadi ialah maklumat-maklumat yang berkaitan dengan anda sama ada secara langsung atau secara tidak langsung. Ini juga termasuk maklumat-maklumat yang boleh digunakan untuk membezakan, mengenalpasti ataupun menghubungi anda. Bagi mengelakkan sebarang keraguan, Dasar Privasi ini hanya digunapakai sekiranya anda adalah seorang individu.

Kami perlu mengumpul Data Peribadi anda untuk membolehkan kami memberi nasihat perundangan dengan cekap dan berkesan. Data Peribadi yang berkenaan termasuk (tidak terhad kepada) maklumat peribadi seperti nama, nombor telefon atau nombor telefon bimbit, alamat emel dan maklumat-maklumat lain yang berkaitan.

BILA DAN BAGAIMANA KAMI MENGUMPUL DATA PERIBADI ANDA?

Terdapat pelbagai cara untuk kami mengumpul Data Peribadi anda. Antara lain termasuk:

secara langsung daripada anda apabila anda menghubungi kami (contohnya, anda membuat pertanyaan mengenai perkhidmatanundang-undang kami, apabila anda membuat keputusan untuk melantik kami untuk bertindak bagi pihak anda atau majikan anda atau syarikat anda, atau apabila rakan kongsi firma kami, peguam-peguam kami dan pelatih dalam kamar kami bertemu dengan anda di seminar ataupun majlis-majlis suaikenal);

apabila kami memberi nasihat perundangan kepada anda;

apabila anda mendaftar atau melanggani surat berita, penerbitan dan pernerbitan berkala, termasuk “News Alerts” atau peruntukan undang-undang yang terkini atau memberi respons terhadap bahan-bahan pemasaran yang telah kami hantar;

apabila anda membuat permohonan untuk pertimbangan kami bagi jawatan sebagai pelatih, pelatih dalam kamar ataupun pekerja;

daripada pihak ketiga yang kami pernah berurusan dengan atau yang berkaitan dengan anda (contohnya daripada mana-mana rujukan) dan daripada sumber-sumber yang anda telah bersetuju untuk penzahiran maklumat-maklumat berkenaan dengan anda dan/atau seperti mana yang dibenarkan oleh undang-undang.

BAGAIMANA KAMI MENGGUNA DAN MENYIMPAN DATA PERIBADI ANDA?

Kami akan mengumpul dan mengguna Data Peribadi yang diperolehi daripada anda atau pihak ketiga yang dikenalpasti dalam Dasar Privasi ini untuk tujuan-tujuan termasuk, memberi perkhidmatan dari segi undang-undang kepada klien kami dan/atau anda, mengakses dan memproses perlantikan kami sebagai peguambela dan peguamcara bagi anda atau syarikat anda, menghubungi anda bagi tujuan bil (termasuk menyelaras pembayaran dan mengutip hutang-hutang), menyelesaikan sebarang isu-isu, pertanyaan, pengaduan atau pertanyaan-pertanyaan lain yang ditujukan oleh anda atau syarikat anda kepada kami untuk sebarang perkhidmatan undang-undang, berhubung dengan anda dan membekalkan maklumat yang anda perlukan atau maklumat yang boleh membantu anda, menubuhkan dan menguruskan perhubungan perniagaan di antara firma kami dengan anda, mematuhi peruntukan undang-undang dan keperluan dari segi peraturan-peraturan kecil dan mempertimbangkan anda untuk peluang pekerjaan dengan firma kami. Firma kami mempunyai atau menerima pakai standard dan polisi yang ketat bagi memastikan Data Peribadi yang dikumpul berada dalam keadaan yang terjamin.

PENDEDAHAN DATA PERIBADI ANDA KEPADA INDIVIDU LAIN

Sebagai sebahagian daripada perkhidmatan undang-undang kepada klien kami, kami perlu dan mungkin akan diminta untuk menzahirkan maklumat-maklumat berkenaan dengan anda kepada pihak ketiga seperti klien kami yang telah melantik kami untuk mendapatkan perkhidmatan dari segi undang-undang di mana Data Peribadi anda juga terlibat, agensi-agensi penguatkuasaan undang-undang (contohnya Suruhanjaya Sekuriti, Bursa Malaysia Securities Berhad, Suruhanjaya Syarikat Malaysia) syarikat-syarikat dan/atau organisasi-organisasi yang membantu firma kami untuk memproses dan/atau menyempurnakan sebarang transaksi dan memberikan perkhidmatan undang-undang kepada anda atau anak guam kami, rakan perniagaan dan pihak-pihak lain untuk tujuan yang berkaitan dengan tujuan pengumpulan dan penggunaan Data Peribadi anda. Walaubagaimanapun, ia adalah tertakluk kepada mana-mana undang-undang (termasuk peraturan-peraturan, garis panduan dan/atau undang-undang kecil) yang terpakai kepada firma kami.

PEMASARAN

Kami juga akan menggunakan Data Peribadi anda bagi tujuan menghantar surat berita, kad-kad ucapan, kemas kini undang-undang dan maklumat berkenaan dengan perkhidmatan kami dan juga perkhidmatan pihak ketiga, yang kami anggap boleh menarik perhatian anda atau memberi manfaat kepada anda, melainkan anda telah memaklumkan kepada kami secara bertulis yang sebaliknya. Jika anda tidak ingin menerima bahan-bahan tersebut atau anda bertukar fikiran berkenaan dengan keputusan anda yang lepas, sila hubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami di butiran seperti yang dinyatakan di bawah. Arahan bertulis yang terkini yang ditujukan kepada kami akan diambilkira.

HAK ANDA UNTUK PENGAKSESAN DAN PEMBETULAN

Sekiranya anda ingin mengakses Data Peribadi anda yang dikumpul dan disimpan oleh kami atau di mana anda berpendapat bahawa Data Peribadi tersebut tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau bukan yang terkini, anda boleh membuat permintaan kepada kami dengan menghubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami seperti yang dinyatakan di bawah. Anda hendaklah menyatakan nama, alamat dan nombor telefon / akaun dan juga memberikan butiran ringkas mengenai maklumat yang anda ingin perolehi daripada kami. Kami akan mengenakan bayaran pemprosesan nominal yang dibenarkan oleh undang-undang bagi membiayai kos pentadbiran kami. Walaubagaimanapun, kami tidak dapat memenuhi permintaan anda untuk mengakses Data Peribadi anda di keadaan-keadaan tertentu, contohnya apabila kami tidak dapat mengesahkan identiti anda atau di mana maklumat yang anda minta ialah jenis yang bersifat sulit dari segi komersial atau sekiranya kami menerima permintaan yang sama dan berulang bagi mendapatkan maklumat yang sama. Kami akan memaklumkan anda secara bertulis sebab-sebab kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.

APAKAH KEWAJIPAN ANDA?

Anda adalah bertanggungjawab untuk memberikan kami maklumat-maklumat yang tepat dan lengkap mengenai diri anda dan mana-mana orang lain yang telah anda berikan kepada kami dan untuk mengemaskini Data Peribadi apabila ia didapati salah atau bukan yang terbaru dengan menghubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami di butiran seperti yang dinyatakan di bawah. Kewajipan ini merupakan salah satu syarat bagi peruntukan perkhidmatan undang-undang atau memproses permohonan anda untuk pekerjaan.

Sekiranya anda perlu memberikan Data Peribadi pihak ketiga kepada kami (contohnya mengenai pasangan anda atau anak-anak anda atau di mana anda adalah orang yang diberikuasa oleh sebuah organisasi atau syarikat untuk berurusan dengan kami), anda mengesahkan bahawa anda (i) telah memperolehi izin individu yang berkenaan atau berhak untuk memberikan Data Peribadi individu yang berkenaan bagi kegunaan kami yang sewajarnya; dan (ii) telah memaklumkan kepada individu tersebut untuk membaca Dasar Privasi ini di laman web kami di www.jlpw.com.my atau Dasar Privasi tersebut boleh dibekalkan atas permintaan kepada Pegawai Pematuhan PDPA kami di butiran seperti yang tertera di bawah.

APA YANG TERJADI SEKIRANYA ANDA LAYARI LAMAN WEB KAMI?

“Cookies”

“Cookies” adalah sesiri maklumat yang tersimpan dalam komputer anda yang dapat membantu dalam navigasi laman web yang disusun atur mengikut keperluan anda. “Cookies” tidak dapat mengenal pasti pengguna individu, sebaliknya dapat mengenal pasti komputer yang digunakan. Walapun begitu, anda tidak diwajibkan untuk menerima “Cookies”. Kami tidak mempunyai sebarang polisi berkenaan dengan penggunaan “Cookies” di laman web kami, tetapi sekiranya anda ragu-ragu dan bimbang, anda boleh mengeset komputer anda sama ada untuk menerima semua “Cookies”, untuk memaklumkan kepada anda apabila “Cookies” dikeluarkan atau tidak menerima “Cookies” pada bila-bila masa.

PAUTAN KE LAMANWEB PIHAK KETIGA

Laman web kami mungkin mempunyai pautan ke laman web yang diselenggara oleh pihak ketiga. Dasar Privasi ini digunakan semata-mata untuk laman web Jeff Leong, Poon & Wong dan tidak terpakai kepada mana-mana laman web pihak ketiga. Bagi memahami bagaimana laman web pihak ketiga menguruskan Data Peribadi, anda perlu membaca dasar privasi pihak ketiga tersebut.

ADAKAH DATA PERIBADI ANDA DIPINDAHKAN KE LUAR MALAYSIA?

Bagi membolehkan kami memberi perkhidmatan perundangan kepada anda, firma kami mungkin perlu memindahkan Data Peribadi anda ke luar Malaysia sekiranya klien kami atau rakan perniagaan yang terlibat dalam peruntukan perkhidmatan undang-undang atau apa-apa perkhidmatan berkaitan terletak di luar Malaysia atau sekiranya anda berada di luar Malaysia dan memerlukan perkhidmatan undang-undang kami. Kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan pemindahan Data Peribadi adalah selamat.

PENYEMAKAN DASAR PRIVASI KAMI

Kami akan meminda Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa dan versi terkini hendaklah terpakai dan mengatasi mana-mana dan semua versi sebelumnya. Kami menggalakkan anda untuk menyemak laman web kami untuk mengetahui dan memahami amalan yang terkini.

HUBUNGI KAMI

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, keraguan atau aduan berkenaan dengan Dasar Privasi ini, atau anda ingin mengakses dan membetulkan Data Peribadi, sila hubungi kami pada waktu bekerja (Isnin hingga Jumaat antara 8.30 pagi – 6.30 petang) di butiran berikut: